Heb je een dienstverlenend bedrijf met medewerkers in dienst? Of stuur je een dienstverlenend team aan? Heb je de wens om de declarabele uren van je medewerkers te verhogen? In deze blog lees je hoe je in 7 stappen met je medewerkers de omzet laat groeien.
Stap 1: Bereken de potentiële omzet arbeidsloon
Zorg dat de verwachtingen helder zijn. Als jouw medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt, kunnen ze beter meedenken om deze verwachtingen waar te maken. Reken dus concreet de doelstellingen door. Hoe je dit doet zie je in onderstaand rekenvoorbeeld:
Rekenvoorbeeld:
Een dienstverlener met 10 medewerkers fulltime in de frontoffice, uurtarief van EUR 80
Werkbare dagen per jaar per medewerker 256, vakantiedagen24, snipperdagen 13, ziekte 4 dagen, opleiding 3 dagen. Per medewerker totaal beschikbare declarabele dagen: 212.
Declarabele uren per dag: stel dat de ondernemer verwacht van een medewerker dat deze 7 uur per dag declarabel is;
De verwachte omzet arbeidsloon per dag per medewerker is 7 *€ 80 = € 560,-. Per jaar is de verwachte omzet per medewerker: 212 * € 560 = €118.720. Totale verwachte omzet arbeidsloon per jaar is dan € 118.720 * 10 = €1.187.200,-
Stap 2: Toets je huidige omzet arbeidsloon
Toets de verwachte omzet arbeidsloon met je huidige omzetarbeidsloon. Kijk naar de urenregistratie van je medewerkers en kijk naar de facturatie. Reken de gefactureerde omzet terug. In dit voorbeeld:
De dienstverlener is gaan kijken naar zijn gefactureerde omzet arbeidsloon per jaar: hij kwam in 2019 uit op een omzet arbeidsloon van €831.040. Dit betekent een omzet arbeidsloon per medewerker van € 83.104. Per dag betekent dit een omzet per medewerker van € 83.104 / 212 = € 392. Het aantal gefactureerde uren per medewerker per dag bedraagt: € 392 / € 80 = 4,9uur.
Gewenste situatie: 7 uur per dag factureren per medewerker
Huidige situatie: 4,9 uur per dag factureren per medewerker
De dienstverlener verwacht een potentiele omzetstijging van€ 1.187.200 - € 831.040 = € 356.160
Stap 3: Check jouw leiderschap
Het doel is helder. In ons rekenvoorbeeld verwacht de ondernemer ruim € 350.000 meer omzet te halen per jaar met zijn team van 10 mensen. De weg hiernaar toe is geen geplaveide route, het vraagt om dienend leiderschap. Een belangrijk aspect van dienend leiderschap is dat je niet het doel centraal stelt, maar dat je de ontwikkeling van je mensen voorop stelt, en het creëren van de voorwaarden om het doel te halen. Het verandertraject begint dus bij jezelf als leider. Als je hiervoor open staat en je op de juiste manier met de feedback van je medewerkers weet om te gaan, dan kun je verder met de volgende stap.
Stap 4: Creëer de voorwaarden
Nu is het tijd voor de dienstverlener om het gesprek aan te gaan met zijn medewerkers: hoe kijken zijn medewerkers aan tegen de ambitieuze plannen? In het gesprek aandacht voor o.a. het volgende:
· 7 uur declarabel per dag? Is dit mogelijk? Zoniet, wat is er wel mogelijk?
· Is het systeem van tijdregistratie effectief? Zijn afspraken over tijdregistratie helder?
· Is er voldoende werk?
· Wordt het juiste werk binnengehaald?
· Ervaren medewerkers stress?
· Hoe houden medewerkers plezier in hun werk?
· Is er genoeg tijd in een week voor ontwikkelingen creativiteit?
· Welke begeleiding hebben medewerkers nodig?
· Worden medewerkers voldoende gefaciliteerd?
· Welke cultuur is er nodig?
· Hebben medewerkers de juiste middelen om het doel te halen?
· Welke overlegvorm en informatievoorziening is nodig?
Belangrijk is om in gesprek te gaan hierover met je medewerkers. Als het team verwacht dat 7 uur declarabel niet mogelijk is per dag, ga dan op zoek met elkaar wat wel een mogelijk vertrekpunt is. Misschien eerst van start met 6,5 facturabele uren per dag. Ga nooit van start met een verwachting waarvan medewerkers aangeven dat het niet realistisch is. Dit leidt tot stress, spanning en frustratie.
Stap 5:Spreek af hoe te beginnen en hoe medewerkers geïnformeerd worden
Als er draagvlak is vanuit het team om voor het doel te gaan, en de voorwaarden gecreëerd zijn, is het van belang dat je afspreekt met elkaar wanneer je start met het meten en hoe je medewerkers gaat informeren, zodat zij continue inzicht hebben in hun bijdrage aan het doel. Ook spreek je af met elkaar wanneer de eerste mijlpaal gevierd gaat worden. In dit voorbeeld kan een eerste mijlpaal bijvoorbeeld zijn het moment waarop vier weken lang de tijdregistratie 100% ingevuld is.
In dit voorbeeld zullen medewerkers aangeven dat ze graag per week hun bijdrage aan het doel willen zien. Een grafiek zou er als volgt uit kunnen zien:
Stap 6: Creëer een cultuur van leren en groeien
Bij een ambitieus doel vraag je van je mensen om het allerbeste te geven en te leren van elkaar. Dit vraagt om een veilige cultuur. Welke elementen zijn belangrijk in een veilige cultuur:
· Zorg dat mensen tijd hebben om zich teontwikkelen, stimuleer persoonlijke groei
· Creëer ruimte om fouten te mogen maken en daarvan te leren
· Laat mensen nieuwe dingen uitproberen, stimuleer ze om te experimenteren
· Reken niet per se af op het resultaat, maar evalueer het proces
· Praat met elkaar in plaats van over elkaar
· Besteed aandacht aan wat er goed gaat en beloon medewerkers daarvoor
Stap 7: Vier successen
Bij stap 5 heb je de eerste mijlpaal gedefinieerd met elkaar. Herinner elkaar onderweg over de mijlpaal, zodat deze ook gehaald gaat worden. In dit voorbeeld is het van belang om wekelijks de urenregistratie te controleren en de mensen die nog niet alles ingevuld hebben aan te spreken en hen te helpen om elke week de registratie op 100% te krijgen. Zo werk je met elkaar toe naar het realiseren van de eerste mijlpaal. Als het succes van de eerste mijlpaal gevierd is, bepaal je met het team de volgende te meten mijlpaal. Zo werk je met elkaar toe naar het gewenste doel. Continue visualiseer je de nieuwe mijlpaal zodat medewerkers de voortgang kunnen volgen.
Wat me raakt in het begeleiden van de teams die aan de slag gaan met hun facturabele uren is de enorme betrokkenheid die er zichtbaar wordt als de verwachtingen helder worden. Elke medewerker wil van betekenis zijn voor de organisatie waar hij/zij voor werkt en elke medewerker wil geïnformeerd worden over zijn/haar bijdrage hieraan. Door data slim te ontsluiten uit bestaande systemen en te visualiseren bespaar je veel tijd en energie bij het maken van rapportages. Zelf werken we graag met Power BI, een tool van Microsoft waarmee je heel eenvoudig de data kunt inlezen en kunt visualiseren.
Ga je ook aan de slag met je team om meer omzet tehalen? Ik hoor graag jouw ervaringen.
